Учёт товара в розничной торговле: лучшие практики

Учёт товара — это измерение и сопоставление данных торговых процессов по параметрам: количеству, стоимости, времени, качеству и месту. Учёт помогает представить магазин в цифрах, чтобы использовать их для анализа, контроля, прогнозов и принятия эффективных торговых решений.

Общепринятого определения, что такое учёт товаров нет. Каждый специалист может дать такое определение этого термина, которое устоялось в его сфере. Для владельца магазина учёт товара — это ежедневная работа с аналитикой, для товароведа — закупки, приёмки, хранение, продажи, списания, перемещения, возвраты.

Товаром в магазине может быть вещь, продукт и блюдо, произведённое для продажи. Учёт товаров можно вести разными способами: в тетради, электронных таблицах, товароучётной системе. Некоторые процессы учёта товаров жёстко регламентированы законами РФ.

Современный рынок B2B предлагает разнообразные решения для учёта товаров в розничной торговле. До 2000-х самыми популярными инструментами товарного учёта в России были калькулятор и книга бухгалтерского учёта.

Сейчас интернет закидывает владельца магазина рекламой онлайн-касс и программ для управления торговым предприятием. Новичку в рознице сложно выбрать инструменты товарного учёта для своего магазина. Вариантов товарного учёта достаточно, чтобы запутаться. Поэтому мы условно объединили их в пять групп:

Без опыта ведения бизнеса в рознице трудно понять, что для магазина необходимо, а что необязательно. Разобраться в этом поможет наша статья «Как устроен магазин»

Чем больше магазин, тем сложнее им управлять. Когда количество товарных позиций превышает пятьдесят единиц, анализ товарооборота по таблице становится утомительным занятием.

Потребность в товароучётной системе появляется из-за наличия в работе магазина регулярных базовых торговых процессов. Цикл этих процессов состоит из нескольких этапов: заказ, приёмка, предпродажная подготовка, продажа, списание/возврат, пересчёт остатков, отчётность, аналитика.

Товароучётная система — программа, которая помогает организовывать и автоматизировать торговые процессы на предприятии: отслеживать сколько товаров осталось, сколько товаров и когда нужно заказать, управлять ценообразованием, получать аналитику для ведения торговли.

На старте большинству торговых предприятий не хватает денег, а их владельцам не хватает опыта. Из-за этого сложно определиться как вести учёт товаров, нужна ли товароучётная система и, если да, то какая.

Факторы, от которых зависит выбор способов и инструментов для учёта товаров в розничном магазине:

• потребность владельца в понимании и анализе бизнес-процессов;
• маржинальность продаваемых товаров;
• количество SKU;
• частота закупки товаров для продажи;
• частота смены цен у поставщиков.

В зависимости от сочетания этих факторов появляется потребность в товароучётной системе. Ниже разберём каждый из них отдельно.

Самая высокая потребность в учётной системе проявляется у тех, кто хочет увеличить прибыль, сделать управление прозрачным, понять можно ли масштабировать бизнес и открывать новые точки.

Высокая наценка на товары может компенсировать убытки от воровства, списания и других издержек. Владельцу торгового предприятия, в котором продаются товары с большой маржинальностью, не обязательно вести подробный товароучёт, если его устраивает то количество денег, которое он получает.

Если маржинальность средняя, то владельцу бизнеса нужно внимательнее следить за балансом в бюджете торгового предприятия. В этот момент становятся актуальными вопросы: какие товары продаются лучше, какие хуже, почему такое количество списанных товаров и почему некоторые товары не продаются.

Перед владельцем магазина со средней или низкой маржинальностью появляется задача управления ассортиментом. При небольшом количестве единиц складского учёта, посчитать какой товар выгодно продавать, а какой нет, несложно.

Возможности аналитики продаж резко падают, когда товарных позиций становится больше пятидесяти. Когда количество SKU превышает 200, потребность в товароучётной системе становится заметна владельцу и персоналу магазина.

У низкомаржинального товара должен быть короткий срок, за который продаётся каждая новая партия товара. Если такой товар продаётся медленно, он приносит убытки и мешает бизнес-процессам.

Розничные магазины часто закупают продукты питания небольшими партиями. Такие товары требуют особых условий хранения и могут испортиться за несколько дней. Типичная ситуация, когда скоропортящийся товар с высокой наценкой, приносит меньше прибыли, чем тот же товар с низкой наценкой.

Например, продавать фермерское молоко с высокой наценкой в магазине «у дома» — убыточное решение. Вряд ли кто-то купит дорогой скоропортящийся продукт в обычном магазине. Невостребованный товар будет занимать полезное место на полке, в то время когда там могли бы лежать более ходовые товары. Через четыре дня непастеризованное молоко испортится, и магазину придётся его утилизировать.

Магазину, который часто закупает товары, товароучётная система поможет разгрузить персонал, снизить количество ошибок на предпродажной подготовке и настроить закупки так, чтобы правильное количество товара было в магазине вовремя.

Частота закупки товаров влияет на ценообразование и подсчёт результатов аналитики. Магазинам с низкомаржинальными товарами нужно пересчитывать цены, если они меняются у поставщиков.

Типичная проблема, при частой смене цен на товары, — замена ценников. В розничных магазинах, которые работают без товароучётной системы, персонал забывает или не успевает своевременно менять ценники на полках.

При лихорадочном изменении закупочных цен придётся бросать все силы на пересчёт розничной цены в магазине или надеяться, что бизнесу повезёт и владелец останется в плюсе.

Формальный подход к товарному учёту не позволяет получить полную картину происходящего на торговом предприятии. Это ведёт к необъективным решениям, интуитивному управлению бизнес-процессами, неверным прогнозам, зависимости от ежедневной выручки, риску невыполнения обязательств по платежам и мнимому контролю.

Торговые предприятия, которые медленно реагируют на изменения цен и спроса, остаются в плюсе до тех, пор пока у них нет конкурентов. Когда рядом со старым магазином открывается новый, в старом изменяется спрос на товары и поведение постоянных покупателей. Обычно в такой ситуации, снижается маржинальная прибыль магазина. Если управляющий магазином, ничего не попытается сделать и продолжит заказывать товары по привычной схеме, маржинальная прибыль начнёт постепенно снижаться. Владелец магазина заметит постоянное уменьшение выручки и захочет понять что происходит и кто виноват.

Достоверность учёта товаров зависит от персонала, который ведёт оперативное управление магазином. Без товароучётной системы владелец магазина видит только ту часть данных, которую сотрудники занесли в таблицы. Чтобы понимать, что на самом деле происходит на торговом предприятии, нужно находиться там всё время или найти решения, помогающие контролировать процессы удалённо.

Товароучётные системы позволяют собирать информацию о торговых процессах в режиме реального времени и на основе этих данных составлять прогнозы на несколько дней вперёд. Товароучётная система даёт владельцу бизнеса возможность анализа, контроля и прогноза.

Энтерсайт — облачная товароучётная система. Авторизованный пользователь такой системы может получить доступ ко всем данным, находясь в любом месте. Облачное ПО даёт возможность управлять процессами в магазине удалённо:

— владелец магазина может зайти в товароучётную систему и убедиться в том, что операционные задачи (приёмка, списания, отчёты в госсистемы, обновление ценников) решены;

— управляющий магазином может корректировать работу магазина в моменте;

— персонал может получать автоматические напоминания от системы, которые помогут избежать ошибок в учёте.

Товароучётная система может быть настроена так, чтобы показывать отклонения по критериям, заданным пользователем. Например, делать ежедневную выборку данных и сообщать о том, что есть отклонения по поставленным нормам.

На основе данных о продажах, которые товароучётная система получает от онлайн-касс, Энтерсайт может прогнозировать закупки товаров с учётом спроса, сезонности, скорости товарооборота. Прогнозирование помогает удовлетворять покупательский спрос, избежать переполнения склада и возврата товара поставщикам.

Для управляющего магазином и владельца важно, чтобы в товароучётной системе был возможен анализ корректности выручки и анализ отклонений по маржинальной прибыли. В системе Энтерсайт можно формировать отчёты по маржинальной прибыли и товародвижению, которые позволяют оценить экономический результат конкретного товара по сравнению с другими товарами магазина.

Оцените пользу товароучётной системы прямо сейчас — переходите по этой ссылке и получите 14 дней бесплатного доступа к Энтерсайт.