Статьи и новости

Учёт товара в розничной торговле: лучшие практики

Учёт товара в розничной торговле: лучшие практики
С каждым годом товароучётные системы всё глубже интегрируются во многие торговые процессы. Данные учёта могут быть ценным источником инсайтов для владельца магазина, поэтому учёт товаров может быть не только навязанной государством рутиной, но и способом увеличения прибыли. В этой статье расскажем об учёте товаров и о том, как понять, что магазину нужна товароучётная система.

Что такое учёт товаров

Учёт товара — это измерение и сопоставление данных торговых процессов по параметрам: количеству, стоимости, времени, качеству и месту. Учёт помогает представить магазин в цифрах, чтобы использовать их для анализа, контроля, прогнозов и принятия эффективных торговых решений.

Общепринятого определения, что такое учёт товаров нет. Каждый специалист может дать такое определение этого термина, которое устоялось в его сфере. Для владельца магазина учёт товара — это ежедневная работа с аналитикой, для товароведа — закупки, приёмки, хранение, продажи, списания, перемещения, возвраты.

Товаром в магазине может быть вещь, продукт и блюдо, произведённое для продажи. Учёт товаров можно вести разными способами: в тетради, электронных таблицах, товароучётной системе. Некоторые процессы учёта товаров жёстко регламентированы законами РФ.

Как вести учёт товаров в розничном магазине

Современный рынок B2B предлагает разнообразные решения для учёта товаров в розничной торговле. До 2000-х самыми популярными инструментами товарного учёта в России были калькулятор и книга бухгалтерского учёта.

Сейчас интернет закидывает владельца магазина рекламой онлайн-касс и программ для управления торговым предприятием. Новичку в рознице сложно выбрать инструменты товарного учёта для своего магазина. Вариантов товарного учёта достаточно, чтобы запутаться. Поэтому мы условно объединили их в пять групп:
  • память;
  • тетрадь;
  • электронные таблицы;
  • серверные товароучётные системы;
  • облачные товароучётные системы, например, Энтерсайт
Без опыта ведения бизнеса в рознице трудно понять, что для магазина необходимо, а что необязательно. Разобраться в этом поможет наша статья «Как устроен магазин»

Инструмент Плюсы Минусы
Память Ежедневные тренировки памяти полезны для мозгам Нет чёткого понимания о товарообороте - Процессы ведутся по-привычке
- Количество товара к закупке определяется по интуиции
- Невозможно отследить недостачу и убытки
Тетрадь - Можно ориентироваться только по документам
- Подходит для магазинов с небольшим ассортиментом товаров
- Можно вести учёт в обычной тетради или специальном журнале
- Не нужно электричество и интернет
- Стоит дешево, если рассматривать, тетрадь и карандаш, как инструмент учёта товаров
- Ведение записей вручную
- Возможен только учёт расхода и прихода
- Количество товара к закупке определяется по интуиции
-Невозможно отследить недостачу и убытки
Электронные таблицы - Косвенно бесплатный способ товарного учёта
- Записи можно анализировать с помощью функций таблиц
- Можно импортировать и экспортировать данные
- Есть теоретическая возможность интеграции с с компонентами магазина
- Можно посчитать выручку, прибыль, остатки товара
- Нельзя понять на каком этапе движения товара произошла ошибка
- Невозможно проверить достоверность введённых данных
- У бесплатных версий электронных таблиц ограниченный функционал
- Сложно ориентироваться между таблицами за разные периоды времени
Серверные товароучётные системы - Автоматизация торговых процессов и возможность подключить ЭДО
- Подходит для торговых сетей, которые работают через распределительные центры
- Данные хранятся на стороне клиента
- Есть возможность защитить данные от передачи третьим лицам
- Для работы такой системы не нужно постоянное подключение к интернету
- Можно модифицировать, дописывать систему под свои индивидуальные задачи
- Можно купить раз и навсегда
- Избыточны для одного магазина или небольшой торговой сети
- Необходимо покупать свои сервера
- Нужен сотрудник, который будет поддерживать работу сервера и программного обеспечения
- Для большинства таких систем нужно 2-3 месяца на установку и внедрение
- Высокие требования к квалификации персонала
Облачные товароучётные системы - Автоматизация торговых процессов и возможность подключить ЭДО
- Автоматическое обновление версий у всех пользователей
- Инфраструктура и оборудование находятся на стороне поставщика облачного программного обеспечения
- Не нужен штатный сотрудник, который будет поддерживать работу сервера и ПО
- Работают как веб-приложения и доступны через браузер
- Легкие в использовании и быстрые для адаптации
- Установка и внедрение осуществляется за 2 рабочих дня
- Нужно продлевать подписку - Нужен регулярный доступ в интернет
- Зависимость от работы инфраструктуры на стороне поставщика облачного программного обеспечения


Когда появляется потребность в товароучётной системе

Чем больше магазин, тем сложнее им управлять. Когда количество товарных позиций превышает пятьдесят единиц, анализ товарооборота по таблице становится утомительным занятием.

Потребность в товароучётной системе появляется из-за наличия в работе магазина регулярных базовых торговых процессов. Цикл этих процессов состоит из нескольких этапов: заказ, приёмка, предпродажная подготовка, продажа, списание/возврат, пересчёт остатков, отчётность, аналитика.

Товароучётная система — программа, которая помогает организовывать и автоматизировать торговые процессы на предприятии: отслеживать сколько товаров осталось, сколько товаров и когда нужно заказать, управлять ценообразованием, получать аналитику для ведения торговли.
Технология торговли
Процессы торговли в розничном магазине регулярно повторяются
На старте большинству торговых предприятий не хватает денег, а их владельцам не хватает опыта. Из-за этого сложно определиться как вести учёт товаров, нужна ли товароучётная система и, если да, то какая.
Факторы, от которых зависит выбор способов и инструментов для учёта товаров в розничном магазине:

  • потребность владельца в понимании и анализе бизнес-процессов;
  • маржинальность продаваемых товаров;
  • количество SKU;
  • частота закупки товаров для продажи;
  • частота смены цен у поставщиков.
В зависимости от сочетания этих факторов появляется потребность в товароучётной системе. Ниже разберём каждый из них отдельно.

Потребность владельца в понимании и анализе бизнес-процессов

Самая высокая потребность в учётной системе проявляется у тех, кто хочет увеличить прибыль, сделать управление прозрачным, понять можно ли масштабировать бизнес и открывать новые точки.

Маржинальность продаваемых товаров

Высокая наценка на товары может компенсировать убытки от воровства, списания и других издержек. Владельцу торгового предприятия, в котором продаются товары с большой маржинальностью, не обязательно вести подробный товароучёт, если его устраивает то количество денег, которое он получает.

Если маржинальность средняя, то владельцу бизнеса нужно внимательнее следить за балансом в бюджете торгового предприятия. В этот момент становятся актуальными вопросы: какие товары продаются лучше, какие хуже, почему такое количество списанных товаров и почему некоторые товары не продаются.

Количество SKU

Перед владельцем магазина со средней или низкой маржинальностью появляется задача управления ассортиментом. При небольшом количестве единиц складского учёта, посчитать какой товар выгодно продавать, а какой нет, несложно.

Возможности аналитики продаж резко падают, когда товарных позиций становится больше пятидесяти. Когда количество SKU превышает 200, потребность в товароучётной системе становится заметна владельцу и персоналу магазина.

Частота закупки товаров для продажи

У низкомаржинального товара должен быть короткий срок, за который продаётся каждая новая партия товара. Если такой товар продаётся медленно, он приносит убытки и мешает бизнес-процессам.

Розничные магазины часто закупают продукты питания небольшими партиями. Такие товары требуют особых условий хранения и могут испортиться за несколько дней. Типичная ситуация, когда скоропортящийся товар с высокой наценкой, приносит меньше прибыли, чем тот же товар с низкой наценкой.

Например, продавать фермерское молоко с высокой наценкой в магазине «у дома» — убыточное решение. Вряд ли кто-то купит дорогой скоропортящийся продукт в обычном магазине. Невостребованный товар будет занимать полезное место на полке, в то время когда там могли бы лежать более ходовые товары. Через четыре дня непастеризованное молоко испортится, и магазину придётся его утилизировать.

Магазину, который часто закупает товары, товароучётная система поможет разгрузить персонал, снизить количество ошибок на предпродажной подготовке и настроить закупки так, чтобы правильное количество товара было в магазине вовремя.

Частота смены цен у поставщиков

Частота закупки товаров влияет на ценообразование и подсчёт результатов аналитики. Магазинам с низкомаржинальными товарами нужно пересчитывать цены, если они меняются у поставщиков.

Типичная проблема, при частой смене цен на товары, — замена ценников. В розничных магазинах, которые работают без товароучётной системы, персонал забывает или не успевает своевременно менять ценники на полках.

При лихорадочном изменении закупочных цен придётся бросать все силы на пересчёт розничной цены в магазине или надеяться, что бизнесу повезёт и владелец останется в плюсе.

Что даёт товароучётная система

Формальный подход к товарному учёту не позволяет получить полную картину происходящего на торговом предприятии. Это ведёт к необъективным решениям, интуитивному управлению бизнес-процессами, неверным прогнозам, зависимости от ежедневной выручки, риску невыполнения обязательств по платежам и мнимому контролю.

Торговые предприятия, которые медленно реагируют на изменения цен и спроса, остаются в плюсе до тех, пор пока у них нет конкурентов. Когда рядом со старым магазином открывается новый, в старом изменяется спрос на товары и поведение постоянных покупателей. Обычно в такой ситуации, снижается маржинальная прибыль магазина. Если управляющий магазином, ничего не попытается сделать и продолжит заказывать товары по привычной схеме, маржинальная прибыль начнёт постепенно снижаться. Владелец магазина заметит постоянное уменьшение выручки и захочет понять что происходит и кто виноват.

Достоверность учёта товаров зависит от персонала, который ведёт оперативное управление магазином. Без товароучётной системы владелец магазина видит только ту часть данных, которую сотрудники занесли в таблицы. Чтобы понимать, что на самом деле происходит на торговом предприятии, нужно находиться там всё время или найти решения, помогающие контролировать процессы удалённо.

Товароучётные системы позволяют собирать информацию о торговых процессах в режиме реального времени и на основе этих данных составлять прогнозы на несколько дней вперёд. Товароучётная система даёт владельцу бизнеса возможность анализа, контроля и прогноза.
Энтерсайт — облачная товароучётная система. Авторизованный пользователь такой системы может получить доступ ко всем данным, находясь в любом месте. Облачное ПО даёт возможность управлять процессами в магазине удалённо:

— владелец магазина может зайти в товароучётную систему и убедиться в том, что операционные задачи (приёмка, списания, отчёты в госсистемы, обновление ценников) решены;

— управляющий магазином может корректировать работу магазина в моменте;

— персонал может получать автоматические напоминания от системы, которые помогут избежать ошибок в учёте.

Товароучётная система может быть настроена так, чтобы показывать отклонения по критериям, заданным пользователем. Например, делать ежедневную выборку данных и сообщать о том, что есть отклонения по поставленным нормам.

На основе данных о продажах, которые товароучётная система получает от онлайн-касс, Энтерсайт может прогнозировать закупки товаров с учётом спроса, сезонности, скорости товарооборота. Прогнозирование помогает удовлетворять покупательский спрос, избежать переполнения склада и возврата товара поставщикам.

Для управляющего магазином и владельца важно, чтобы в товароучётной системе был возможен анализ корректности выручки и анализ отклонений по маржинальной прибыли. В системе Энтерсайт можно формировать отчёты по маржинальной прибыли и товародвижению, которые позволяют оценить экономический результат конкретного товара по сравнению с другими товарами магазина.

Оцените пользу товароучётной системы прямо сейчас — переходите по этой ссылке и получите 14 дней бесплатного доступа к Энтерсайт.
новости и статьи о торговле
Made on
Tilda