Что делать с остатками после новогодних праздников в продуктовом магазине
Первые дни января для продуктового магазина часто проходят по одному сценарию. Полки уже не штурмуют, как 30–31 декабря, а на складе стоят горы майонеза, салатов, сыров, сладостей и алкоголя. Часть товара уже «на грани» срока годности, часть будет продаваться ещё месяцами, а в учёте — каша: где-то минусовые остатки, где-то задвоенные позиции, где-то списания «забыли провести».
Если ничего не делать, январь превращается в месяц скрытых потерь: просрочка уходит в мусор без нормального акта списания, касса показывает одно, учёт — другое, заказы на следующий сезон снова делаются «на глазок».
В этой статье разберём пошагово, что делать с остатками после Нового года:
• как быстро пересчитать ключевые зоны, не закрывая магазин;
• что уценить и как оформить это в учёте;
• какие товары однозначно списывать или возвращать поставщику;
• как настроить товароучёт (на примере Энтерсайта), чтобы в следующий январь остатков и списаний было заметно меньше.
Энтерсайт помогает магазину контролировать остатки, списания и сроки годности через отчёты, рекомендации и документы: приход, списание, инвентаризация, переоценка. На отраслевой странице для продуктовых магазинов можно посмотреть, как это работает в целом:https://entersight.ru/produktovyj_magazin entersight.ru
Почему после праздников остатки выходят из-под контроля
К Новому году большинство магазинов сознательно раздувают остатки: страшно остаться без салатов, шампанского и конфет 31 декабря. Но у этой стратегии есть обратная сторона:
- Спрос сильно падает уже с 2–3 января.
- Люди доедают запасы дома, сидят на салатах и оставшемся оливье. Скоропорт с коротким сроком (салаты, гастрономия, торты, охлаждённое мясо) начинает зависать и быстро стареет.
- Затоваривание по «праздничным» позициям.
- Подарочные наборы, дорогой алкоголь, деликатесы и «праздничные» сладости продаются хуже после 1–2 января, а место на полке занимают то же самое.
- Ошибки учёта в пик продаж.
- В декабре сотрудники принимают товар в спешке, пробивают не те позиции, путают штрихкоды и ценники — отсюда пересортица и отрицательные остатки.
- Заказы делались без нормальных данных.
- Если до этого магазин работал на Excel и «ощущениях», а не на учётной системе, то объёмы заказа часто берутся «с потолка».
Итог: после праздников у вас одновременно:
• излишки товара, который ещё можно продать;
• просрочка или почти просрочка, где нужно спасать хотя бы часть выручки уценкой;
• ошибки учёта, которые ломают отчёты по прибыли и заказы на будущее.
С чего начать: экспресс-пересчёт ключевых категорий
Первый шаг — не бегать хаотично, а провести короткий, но целевой пересчёт. Полную инвентаризацию всего магазина сейчас делать нельзя: это дорого, долго и бессмысленно. Нужна «ударная бригада» по критичным зонам.
Какие зоны считать в первую очередь
Начните с трёх групп:
Скоропорт с коротким сроком:
• готовые салаты и кулинария;
• гастрономия (нарезки, сыры, колбасы в развесе);
• охлаждённое мясо и птица;
• торты и десерты.
Сезонные товары:
• мандарины, цитрусы;
• елочные сладости, подарочные наборы;
• «новогодние» лимонады и шампанское.
•товары с высокой закупочной ценой.
•таже если срок годности ещё длинный (алкоголь, дорогие сыры, деликатесы), важно понять реальный остаток, чтобы не держать лишние деньги в товаре.
• готовые салаты и кулинария;
• гастрономия (нарезки, сыры, колбасы в развесе);
• охлаждённое мясо и птица;
• торты и десерты.
Сезонные товары:
• мандарины, цитрусы;
• елочные сладости, подарочные наборы;
• «новогодние» лимонады и шампанское.
•товары с высокой закупочной ценой.
•таже если срок годности ещё длинный (алкоголь, дорогие сыры, деликатесы), важно понять реальный остаток, чтобы не держать лишние деньги в товаре.
В Энтерсайте такой пересчёт удобно делать через документы инвентаризации: выбираете нужные группы или полки, запускаете документ и пересчитываете только эти позиции, а не весь магазин.
Как организовать пересчёт, не закрывая магазин
Несколько практических рекомендаций:
- Считать небольшими участками каждый день.
- Вместо ночи с тотальной инвентаризацией — 2–3 часа в начале или в конце смены, по 1–2 зонам за раз. Такой подход снижает нагрузку на персонал и сокращает ошибки от усталости.
- Использовать сканер и терминал сбора данных.
- Персонал должен определять товар по штрихкоду, а не по внешнему виду упаковки. Это уменьшает пересортицу и отрицательные остатки.
- Фиксировать расхождения сразу в системе, а не «на бумажке потом внесём».
- В Энтерсайте инвентаризация — такой же документ, как приход или списание: вы выбираете магазин и место хранения, добавляете товары через сканер, вносите фактическое количество и проводите документ. Остатки пересчитываются автоматически.
- Отдельно вытащить товары с отрицательным остатком.
- В системе учёта запросите отчёт по минусовым остаткам и устройте для них локальную проверку: часто это смесь пересортицы, недостач и проблем с кассой. В Энтерсайте такие позиции подсвечиваются и попадают в рекомендации.
Уценка: как превратить залежалый товар в деньги
После экспресс-пересчёта у вас будет список:
• позиции «на грани» срока годности;
• сезонные остатки, которые будут продаваться хуже;
• товары, где нужно срочно ускорить оборачиваемость.
Здесь задача простая: хоть что-то заработать сейчас, вместо того чтобы вынести всё в мусор через неделю.
Что уценять, а что оставить в обычной цене
Однозначно уценяем:
• товары с остаточным сроком 1–3 дня, которые покупатель берёт только «на сейчас» (салаты, кулинария, торты);
• новогодние наборы и сладости, где мотивация клиентов резко падает после 1 января;
• продукты, которые массово зависли и явно выше «здоровой» нормы запаса (по отчётам видно, что продаются медленнее, чем до праздников).
Можно оставить в обычной цене:
• товары с длинным сроком годности, если объём остатков близок к обычному месячному запасу;
• ходовые позиции, которые и в январе продаются хорошо (например, базовые молочные продукты, крупы).
Обязательно смотрим на маржу.
Лучше умеренно уценить дорогую позицию и продать её с небольшой прибылью, чем через неделю списать по закупочной цене.
• товары с остаточным сроком 1–3 дня, которые покупатель берёт только «на сейчас» (салаты, кулинария, торты);
• новогодние наборы и сладости, где мотивация клиентов резко падает после 1 января;
• продукты, которые массово зависли и явно выше «здоровой» нормы запаса (по отчётам видно, что продаются медленнее, чем до праздников).
Можно оставить в обычной цене:
• товары с длинным сроком годности, если объём остатков близок к обычному месячному запасу;
• ходовые позиции, которые и в январе продаются хорошо (например, базовые молочные продукты, крупы).
Обязательно смотрим на маржу.
Лучше умеренно уценить дорогую позицию и продать её с небольшой прибылью, чем через неделю списать по закупочной цене.
Идея в том, чтобы заранее освободить полки и вернуть деньги в оборот, а не героически сражаться с просрочкой в конце месяца.
Как правильно оформить уценку в учёте
Уценка должна быть видна в цифрах: иначе вы «проглотите» падение маржи и не поймёте, сколько стоил этот Новый год.
Типовая схема в товароучёте:
- Оформляем документ переоценки.
- В Энтерсайте для этого есть отдельный раздел «Переоценка товара» в блоке документов. В документ добавляются нужные позиции, указываются старые и новые цены и дата, с которой цена меняется.
- Печатаем новые ценники.
- Прямо из документа можно отправить товары на печать ценников. Энтерсайт позволяет массово напечатать этикетки по выбранным позициям.
- Следим за результатом через отчёты.
- После уценки смотрим отчёт по продажам и маржинальной прибыли за период: по идее, такие товары должны ускориться в обороте, пусть и с меньшей наценкой.
На практике удобно делать уценку ступенчато:
• сначала небольшая скидка (10–15%) за 3–5 дней до срока;
• потом более агрессивная распродажа (30–40%) за 1–2 дня до срока;
• в день срока — остаток или распродаём «в ноль», или готовимся к списанию.
Списания и возвраты: фиксируем потери честно
Часть товара всё равно не получится продать. Важно не прятать эти потери, а честно отразить их в учёте. Иначе вы завысите прибыль на бумаге и снова закупитесь лишнего в следующем году.
Просрочка, бой, недостачи
Основные причины списаний после праздников:
- Просрочка.
- Самая больная тема для скоропорта. В идеале просрочка должна быть результатом осознанного решения: пытались распродать, уценяли, но часть не ушла.
- Порча и бой.
- Битые яйца, повреждённая упаковка, размороженный товар, который нельзя продавать.
- Недостачи, кражи.
- Это тоже нужно фиксировать — иначе в отчётах будет «магия»: товар пропал, а на бумаге всё красиво.
В Энтерсайте все эти сценарии оформляются документом «Списание/возврат». В документе вы указываете тип операции «Списание», место хранения, юридическое лицо, добавляете товары и их количество. После проведения документа товар уходит с остатков, а сумма списаний попадает в отчёты.
Желательно договориться внутри магазина о причинах списаний и вести их отдельно: «срок годности», «бой», «кража/недостача». Потом вы увидите, где магазин теряет больше всего.
Пересортица и ошибки учёта
Пересортица — когда на полке одно, а в документах другое. Классика декабря:
• кассир пробивает «похоже, но с другим штрихкодом»;
• на приёмке путают позиции;
• при инвентаризации неверно вводят количество «на глазок».
Часть таких ошибок всплывает в виде отрицательных остатков. Тут схема следующая:
- Находим товар с минусом в отчёте по остаткам или в рекомендациях Энтерсайта.
- Смотрим товародвижение по этой позиции: приходы, перемещения, продажи, списания. В Энтерсайте это делается через кнопку «Посмотреть товародвижение» из документа или карточки товара.
- Проводим локальную инвентаризацию по полке/категории.
- Исправляем учёт через документы инвентаризации и списания.
Важно: не пытайтесь «подогнать» цифры под ожидаемый остаток без пересчёта. Это приводит к ещё большему хаосу.
Как сделать так, чтобы в следующем январе остатков было меньше
Разобраться с текущими остатками — половина дела. Вторая половина — настроить процессы так, чтобы к следующему Новому году вы подошли с нормальными запасами, а не с фурами лишнего товара.
Нормы запасов и автозаказ
В идеале у каждого товара есть:
• минимальный и максимальный остаток;
• понимание, сколько дней он продаётся до обнуления;
• история продаж по неделям и месяцам.
В Энтерсайте эти данные можно смотреть в отчётах по товародвижению и остаткам, а также использовать для автозаказа: система анализирует продажи и остатки и подсказывает, сколько и каких товаров стоит заказать, чтобы покрыть спрос, но не завалить склад излишками.
Перед следующим сезоном:
- Возьмите историю продаж по ключевым новогодним товарным группам за прошлый год.
- Оцените пиковые дни и средние продажи за неделю до праздников.
- Задайте адекватные нормы остатков на эти дни (на основе реальных продаж, а не «страха закончить товар»).
- Используйте автозаказ в Энтерсайте, чтобы делать заявки с учётом этих норм, а не «на глазок».
Контроль сроков годности и рекомендации в системе учёта
Чтобы списаний в январе было меньше, просрочку нужно ловить не после праздников, а заранее.
Рабочий подход:
- При приёмке вносить дату производства и срок годности в документ прихода и карточку товара. В Энтерсайте эти поля есть прямо в приходной накладной и карточке товара.
- Настроить отчёты и уведомления по срокам годности.
- В Энтерсайте товары с подходящим сроком попадают в панель уведомлений и отчёты по списаниям — управленец видит, что пора уценять или переставлять товар в «горячую зону».
- Использовать систему рекомендаций.
- Энтерсайт подсвечивает проблемы учёта: отрицательные остатки, пересортицу, расхождения с гос-системами. Это позволяет раньше замечать ошибки, которые потом вылезут большими списаниями.
- Вести статистику по списаниям.
- Если вы видите, что определённая группа каждый год даёт высокий процент списаний, это сигнал пересмотреть ассортимент или нормы запаса по ней.
Если вы хотите разложить по полочкам именно остатки и списания в своём магазине и посмотреть, как это делает Энтерсайт на живых данных, оставьте заявку на презентацию:
На демонстрации разберём ваши категории, покажем, как в системе оформлять пересчёты, уценку и списания и как следить, чтобы следующий январь прошёл спокойнее и прибыльнее.
