Руководство по эксплуатации

Ежедневная работа кассира и администратора: продажи, смены, оборудование, обмен данными и обновления.

Сведения о ключах и доступах

Использование ПО «Entersight Front Office» (далее — ПО) защищено лицензией:

служба лицензий проверяет, что для магазина активирована действующая лицензия на нужное количество касс и модулей. На проверочном экземпляре лицензия уже активирована, дополнительных действий не требуется.

Для работы в программах ПО пользователь входит под своей учётной записью. В AdminManager и DiscountManager вход выполняется по имени пользователя и паролю, в кассовой программе — по паролю кассира, по коду и паролю или по личной магнитной карте. Набор доступных разделов и действий определяется ролью пользователя.

1. Руководство пользователя ПО «Entersight Front Office»

1.1. Запуск кассовой программы и вход

Кассовая программа запускается автоматически при включении кассы. Если вышла новая версия, загрузчик сначала обновит программу и только потом запустит её.

Чтобы начать работу, нажмите кнопку «Режим регистрации» и в окне входа введите свой пароль. Если на кассе включён вход по коду и паролю, введите код

кассира и пароль. Можно войти и по личной магнитной карте сотрудника:

проведите её через считыватель.

На сенсорной кассе в окнах входа, внесения и изъятия наличных выводится цифровая клавиатура.

Для обучения новых кассиров есть учебный режим: в нём можно отрабатывать операции, чеки при этом не регистрируются в ККТ.

1.2. Интерфейс кассовой программы

Окно кассовой программы состоит из нескольких областей:

• список позиций текущего чека: наименование, количество, цена, сумма, скидка;
• итог чека и сумма к оплате;
• строка ввода, в которой отображается набранный штрихкод, артикул или количество;
• кнопки операций и строка состояния с именем кассира, номером смены и состоянием связи с сервером.

Расположение кнопок задаёт администратор в дизайнере интерфейса, поэтому на разных кассах оно может отличаться.

1.3. Ввод товара в чек

Добавить товар в чек можно несколькими способами:

• сканированием штрихкода — товар сразу добавляется в чек;
• вводом штрихкода или артикула вручную — наберите код в строке ввода и подтвердите;
• из справочника товаров — откройте справочник, найдите товар по названию или коду и выберите его; в справочнике видны остатки товара;
• горячей клавишей — для частых товаров администратор может назначить отдельные кнопки;
• по свободной цене — если на кассе разрешена такая продажа.

Чтобы продать несколько единиц штучного товара, наберите количество перед вводом товара или измените его у добавленной позиции. Весовой товар взвешивается на весах или сканере-весах, вес подставляется в чек автоматически.

1.4. Продажа маркированного товара и алкоголя

При продаже маркированного товара касса просит отсканировать код маркировки с упаковки. Сканируйте именно код маркировки (квадратный код DataMatrix), а не обычный штрихкод. Касса проверяет код и передаёт его в ККТ. Если код не принят, касса сообщит причину; такой товар продавать нельзя.

Алкоголь продаётся только в разрешённые часы. Если продажа запрещена, касса не даст добавить товар в чек. Для крепкого алкоголя касса просит отсканировать акцизную марку.

Для товаров с возрастным ограничением касса просит подтвердить возраст покупателя. Возраст можно подтвердить по документу или с помощью цифрового ID в приложении MAX: покупатель показывает QR-код из приложения, кассир сканирует его, и касса получает подтверждение.

1.5. Операции с позицией и чеком

С позицией чека можно выполнить следующие действия:

• удалить позицию;
• изменить количество;
• изменить цену, если у кассира есть такое право;
• дать скидку на позицию.

С чеком целиком:

• получить подытог и промежуточный итог;
• дать скидку на чек или применить дисконтную карту;
• отложить чек и вернуться к нему позже;
• аннулировать чек.

Если у кассира нет права на действие, касса попросит подтверждения старшего кассира: он вводит свой пароль или проводит карту.

1.6. Оплата

Нажмите кнопку оплаты и выберите способ оплаты:

• наличными — введите полученную сумму, касса покажет сдачу и откроет денежный ящик;
• банковской картой — сумма передаётся на платёжный терминал, покупатель прикладывает или вставляет карту; после одобрения банка касса печатает чек;
• комбинированной оплатой — часть суммы одним способом, остаток другим;
• бонусной или подарочной картой — отсканируйте или введите номер карты; баланс бонусной карты можно проверить заранее.

После оплаты ККТ печатает фискальный чек. При необходимости можно напечатать копию чека или товарный чек.

1.7. Возврат товара

Для возврата выберите операцию возврата и найдите чек продажи:

отсканируйте штрихкод с чека или найдите его по номеру и дате. Отметьте возвращаемые позиции и количество. Деньги возвращаются тем же способом, которым покупатель платил. Если чека продажи нет, возврат оформляется без основания — для этого обычно нужно подтверждение старшего кассира.

1.8. Работа с наличными

• Внесение — используется в начале смены для размена или при пополнении кассы. Введите сумму, касса напечатает документ внесения.
• Изъятие — используется при инкассации и в конце смены. Введите сумму, касса напечатает документ изъятия.
• Открытие денежного ящика без продажи — если у кассира есть такое право.

1.9. Закрытие смены и отчёты

В течение смены можно снять X-отчёт — он показывает итоги продаж без закрытия смены. В конце рабочего дня снимите Z-отчёт: он закрывает смену в ККТ и печатает итоги. Смена в ККТ не может длиться больше 24 часов, поэтому Z-отчёт нужно снимать каждый день.

1.10. Касса самообслуживания

На кассе самообслуживания покупатель работает сам:

• начинает покупку на экране;
• сканирует товары по одному, взвешивает весовой товар;
• проверяет список покупок на экране;
• оплачивает банковской картой;
• забирает чек.

Возраст покупатель может подтвердить сам, показав QR-код цифрового ID из приложения MAX. Если нужно действие, которое покупатель сделать не может (подтверждение возраста по документу, отмена позиции), касса вызывает кассира. Кассир подходит и подтверждает действие своей картой или паролем.

2. Руководство администратора ПО «Entersight Front Office»

2.1. Вход в AdminManager и интерфейс

AdminManager — основное рабочее место администратора магазина. Запустите его с ярлыка на рабочем столе, введите имя пользователя и пароль.

Слева расположена панель разделов: «Товары», «Компания», «Оборудование», «Отчёты», «Персонал», «Сообщения», «Мониторинг», «Подключаемые модули». В верхнем меню — «Приложение» (смена пользователя, настройки, выход), «Сервис» и «Справка». Разделы и пункты меню, на которые у пользователя нет прав, недоступны.

2.2. Товары

В разделе «Товары» ведутся карточки товаров и связанные справочники. Обычно товары приходят из учётной системы автоматически, и вручную их правят редко. В карточке товара задаются наименование и краткое наименование для чека, артикул, штрихкоды, цена и минимальная цена, ставка НДС, единица измерения, производитель и страна. Для алкоголя указываются объём и крепость, для маркированных товаров — товарная группа маркировки.

В этом же разделе ведутся классификатор товаров, справочники стран, производителей, единиц измерения и поставщиков, а также ограничения продажи — например, запрет продажи алкоголя в определённые часы.

2.3. Компания и оборудование

В разделе «Компания» описывается структура торговой сети: магазины и отделы. Здесь же настраиваются параметры оператора фискальных данных и платёжного агента.

В разделе «Оборудование» заводятся кассы и подключённые к ним устройства:

ККТ, сканеры, весы, дисплеи покупателя, денежные ящики, платёжные терминалы. Для каждой кассы задаются кассовые параметры: способ входа кассира, разрешённые операции, режим работы. Кассы можно объединять в группы, чтобы настраивать их одинаково.

Дизайнер интерфейсов позволяет менять раскладку кнопок кассовой программы. Также в разделе настраиваются весы и группы весов, принтеры этикеток и мультимедиа для дисплеев покупателя.

2.4. Персонал, роли и права

Доступ к ПО разграничивается через роли. Роль — это набор прав, которые получают все пользователи с этой ролью.

Чтобы настроить доступ:

• в разделе «Персонал» → «Роли» создайте роль и отметьте разрешённые ей действия;
• в разделе «Пользователи» заведите пользователей AdminManager и назначьте им роли;
• в разделе «Кассиры» заведите кассиров: имя, код, пароль, роль, при необходимости — номер магнитной карты;
• в разделе «Продавцы» заведите продавцов-консультантов, если их нужно указывать в чеке.

Права кассиров определяют, какие операции кассир делает сам, а какие требуют подтверждения старшего кассира.

В разделе «Уведомления» пользователи подписываются на сообщения о событиях системы, которые служба уведомлений отправляет по электронной почте и SMS.

2.5. Отчёты

В разделе «Отчёты» доступны:

• Чеки — список чеков за период с отбором по кассе, кассиру, сумме; по двойному щелчку открывается состав чека;
• Мягкие чеки — предварительные заказы;
• Z-отчёты — итоги закрытых смен по кассам;
• Проблемные товары — товары, с которыми на кассах возникали ошибки;
• Расширенный отчёт — отчёт по продажам с настраиваемыми группировками;
• Журнал событий — события системы и действия пользователей.

Отчёты можно распечатать или сохранить в PDF или Microsoft Excel.

2.6. Обмен с учётной системой и мониторинг заданий

Служба обмена загружает данные из учётной системы и выгружает в неё продажи, а служба загрузки касс передаёт данные на кассы. Каждая порция

работы — это задание. Задания видны в разделе «Мониторинг»:

• «Проверить задания» — показывает задания, ожидающие выполнения;
• «Выполнить задания» — запускает их немедленно;
• «Выполненные задания» и «История событий» — показывают, что и когда было сделано;
• «Удалить задания» — убирает лишние задания из очереди.

Если задание завершилось ошибкой, текст ошибки виден в мониторинге. Устраните причину и выполните задание повторно.

В меню «Сервис» доступны:

• полный импорт из учётной системы — заново загружает все справочники;
• частичный импорт — загружает только изменения;
• экспорт в учётную систему — выгружает продажи;
• просмотр загрузки товаров на кассы — показывает, какие данные дошли до каждой кассы.

Чтобы срочно отправить изменения на конкретные кассы, используйте выборочную загрузку касс в разделе «Оборудование».

Параметры подключения к учётной системе задаются в конфигураторе службы обмена (ex_configurator): выберите учётную систему, укажите адрес, учётные данные и расписание обмена.

2.7. Управление скидками (DiscountManager)

DiscountManager предназначен для настройки скидок. В нём доступны:

• дисконтные программы и группы дисконтных карт, пороги накопления;
• скидки на товар, на чек, на покупателя и на тип оплаты;
• промоакции на период;
• отчёты по скидкам.

Если учётной системой служит облако Entersight, правила скидок и дисконтные карты приходят из облака автоматически.

2.8. Обновление ПО

Обновление выполняется автоматически: агент обновления получает новую версию из облака Entersight и ставит её на сервер в ночное окно, затем передаёт кассам. Каждая касса обновляется при следующем запуске кассовой программы.

Чтобы обновить магазин сразу, откройте «Сервис» → «Обновление объекта». В окне видны установленные и доступные версии сервера и касс и время последней проверки. Кнопка «Проверить сейчас» запрашивает облако, кнопка «Обновить сейчас» запускает установку. Ход обновления отображается по шагам. Кнопка «Попросить кассиров перезапустить» отправляет сообщение на кассы, которые ждут перезапуска.

Перед установкой агент делает резервную копию базы данных и файлов. Если что-то пошло не так, он сам возвращает прежнюю версию. Для работы с обновлением нужно право «Управление службами». Повторно запускать установщик для обновления не нужно.

2.9. Управление службами

В меню «Сервис» → «Управление службами» видно состояние служб сервера:

обмена, загрузки касс, уведомлений, обновления и лицензий. Здесь их можно запустить или остановить. Службы запускаются вместе с Windows и автоматически перезапускаются при сбое.

Журналы служб открываются в разделе «Мониторинг» → «Просмотр логов».

2.10. Установка и сопровождение

ПО ставится мастером установки setup_X.Y.Z.exe в одной из конфигураций

(подробный порядок установки описан в документе «Инструкция по установке»):

• «Сервер / рабочая станция» — база данных frontdk, службы, AdminManager и DiscountManager;
• «Касса» — база данных cashdk, кассовая программа или программа самообслуживания, загрузчик;
• «Выборочная установка» — отдельные компоненты, например только AdminManager и DiscountManager на рабочей станции администратора.

До установки на компьютере должны быть установлены Windows, .NET Framework

1. 8, утилита sqlcmd и драйверы торгового оборудования, а сервер СУБД Digital

Q.DataBase должен быть развёрнут и доступен по сети (порт TCP 1433).

Регулярное обслуживание:

• резервное копирование базы данных frontdk — его выполняет задание планировщика Windows fo_backup, которое создаёт установщик (файл db\backup.bat в каталоге установки);
• контроль заданий обмена в разделе «Мониторинг»;
• контроль состояния служб и обновления;
• своевременное закрытие смен на кассах.